Lesezeit: 8 Minuten

Im Geschäftsalltag ist es entscheidend, Adressaten korrekt und höflich anzusprechen und für eine optimale Lesbarkeit der eigenen E-Mails zu sorgen. Das garantiert, dass der Adressat den Inhalt auch tatsächlich versteht, Angebote interessiert aufnimmt und sich zu weiteren Handlungen wie etwa der Eintragung in einen Newsletter ermuntern lässt. Die folgenden zehn Tipps geben wichtige Anregungen, wie sich die Lesbarkeit von E-Mails mit einfachen Mitteln verbessern lässt.

1. Links zu wertvollen Inhalten erhöhen Conversion Rate

Die Attraktivität einer E-Mail lässt sich für den Empfänger deutlich erhöhen, wenn sie ihm über den reinen Text und die darin enthaltenen Informationen hinaus einen Mehrwert bietet. Eine Erhöhung der Conversion Rate lässt sich nämlich nicht alleine dadurch erzielen, dass der Empfänger die E-Mail öffnet. Erst wenn er sich zu einem Newsletter anmeldet oder etwas kauft, ist die Conversion erreicht. Es ist daher sinnvoll, in der E-Mail gleich passende Links zum Beispiel zu den angebotenen Produkten oder zu weiterführenden Informationsquellen zu setzen. Letzteres könnte zum Beispiel ein Firmenblog sein. Im professionellen Marketing ist in diesem Zusammenhang auch von der Click Through Rate die Rede. Die Click Through Rate gibt an, welcher Anteil der Empfänger nach dem Öffnen einer E-Mail tatsächlich auf eines der Angebote geklickt hat.

2. E-Mail immer direkt an einen bestimmten Empfänger richten

Niemand liest gerne unpersönliche E-Mails, die einen größeren Kreis von Personen ansprechen. Gerade im geschäftlichen Umfeld ist die direkte Ansprache einer Person in der E-Mail Pflicht. Gegebenenfalls geht dem Schreiben der E-Mail eine Recherche voraus, wer bei einem Unternehmen als Ansprechpartner infrage kommt. Alle Formen von Personalisierungen erweisen sich in E-Mails als vorteilhaft und erhöhen die Öffnungsraten und die Klickraten. Der Verfasser der E-Mail sollte also nicht nur den Namen des Empfängers in die E-Mail setzen, sondern weitere Personalisierungen anstreben. Der Schreiber könnte zum Beispiel erwähnen, dass er von seinem Geschäftspartner gerade in der Zeitung gelesen hat und aus dem Zeitungsartikel zitieren. Das überzeugt den Empfänger davon, dass sich der Schreiber tatsächlich mit der eigenen Person auseinandergesetzt hat und erhöht die Wahrscheinlichkeit für höhere Öffnungs- und Klickraten.

3. Zu einer gelungenen E-Mail gehört eine passende Schriftart

Bereits die Schriftart gilt es mit Bedacht auszuwählen. Die Schriftart sollte gut lesbar sein und auch eine angemessene Schriftgröße ist wichtig. Noch bedeutsamer ist die Schriftart jedoch in Hinblick auf die Websicherheit. Eine websichere Schriftart lässt sich auf verschiedenen Lesegeräten sauber anzeigen und damit nicht nur auf dem PC. Eine websichere Schriftart ist mit verschiedenen Geräten, E-Mail-Clients und Anzeigeprogrammen kompatibel. Das stellt sicher, dass jeder die E-Mail auch wirklich lesen kann. Eine hohe Kompatibilität der Schriftart ist also entscheidend. Zu den websicheren Schriftarten gehören zum Beispiel Arial, Verdana oder Times New Roman sowie Courier New und viele andere mehr. Wer eine dieser Schriftarten für seine E-Mail wählt, steht auf der sicheren Seite. In Hinblick auf die Schriftgrösse sind 14 Punkt ein guter Richtwert. Einige Geräte nehmen auch eine automatische Größenanpassung der Schriftart vor, der Verfasser hat dann keinen Einfluss auf die Anzeige. Schwarz empfiehlt sich für alle Arten von E-Mails, da hier auf weissem Hintergrund einfach der stärkste Kontrast und damit die beste Lesbarkeit gegeben ist. Ein weiterer Tipp: Serifenschriften sind bei längeren Textblöcken angenehmer zu lesen. Für Hervorhebungen oder Stichpunkte sowie alle kurzen Textabschnitte eignen sich hingegen serifenlose Schriftarten.

Lesen Sie auch:  10 Tipps für einen professionellen Webauftritt

4. Eine einfache Sprache empfiehlt sich für fast alle E-Mails

E-Mails sollten gut lesbar sein, eine einfache Sprache ohne lange und komplizierte Satzstrukturen ist daher vorzuziehen. Das gilt auch und gerade für geschäftliche E-Mails. Wer eine E-Mail in der Mittagspause oder zwischen zwei wichtigen Terminen oder mitten im Meeting liest, der möchte keine komplizierten Texte interpretieren müssen. Hier gilt ebenso wie für den privaten E-Mail-Verkehr, dass der Verfasser auch kompliziertere Sachverhalte so einfach und direkt mitteilen sollte wie möglich.

Im Grunde gilt eine einfache Regel: Schreibe die E-Mail so, wie sie der Leser lesen möchte. E-Mail-Schreiber hinterlassen einen besseren Eindruck bei Geschäftspartnern und Kunden, wenn sich ihre Mitteilungen inhaltlich schnell erfassen lassen. Es ist daher sinnvoll, in E-Mails ein Leseniveau ungefähr für die achte Schulklasse anzustreben. Ein höheres Leseniveau macht nur Sinn bei E-Mails mit anspruchsvollem technischem Inhalt oder dann, wenn Fachkollegen sich austauschen.

5. Eine gute E-Mail beginnt mit einer aussagekräftigen Überschrift

Die am besten geschriebene E-Mail nutzt wenig, wenn der Empfänger sie gar nicht erst öffnet. Umso wichtig ist daher die Verwendung einer Aufmerksamkeit erregenden Überschrift. Eine starke Überschrift lenkt sofort auf das Thema der E-Mail und garantiert, dass sie tatsächlich gelesen wird. Eine Überschrift sollte also immer Neugierde wecken und gleichzeitig einen thematischen Bezug zum Textkörper aufweisen. Eine verlockende Überschrift ist nicht klug gewählt, wenn sie mit dem Inhalt der E-Mail nichts zu tun hat. Möglich ist es auch, dem Leser etwa zu versprechen und ihn mit einem Bonus anzulocken. Das kann zum Beispiel der Verweis auf einen spannenden Newsletter sein. Hier ergeben sich in der Praxis viele Möglichkeiten.

Lesen Sie auch:  Wir sind SWISS MADE!

6. Viel Weissraum unterstützt die Lesbarkeit

Niemand liest gerne grosse Textmengen, die auf engem Raum zusammengedrängt sind. Viele Schreiber von E-Mails unterschätzen, welchen Vorteil Weissraum an der richtigen Stelle bietet. Es ist nämlich nicht erforderlich, in jeder Zeile Text, Icons oder Bilder unterzubringen. Mehrere leere Absätze nach der Anrede und zwischen den Textabsätzen erleichtern es dem Empfänger, die E-Mail zu scannen und sich im Text zu orientieren. Weissraum unterstützt die Struktur eines Textes und gehört daher zu den wichtigsten Stilmitteln beim Schreiben gut lesbarer E-Mails. Der Empfänger wird sich den Text gerne anschauen und die Wahrscheinlichkeit steigt, dass er ihn tatsächlich bis zum Ende durchliest. Bei Weissraum geht es also nicht um den Inhalt der E-Mail, sondern um deren optischen Eindruck. Zu viel weisser Raum in einer E-Mail ist aber ebenfalls schädlich gerade dann, wenn der Leser plötzlich zum Scrollen gezwungen ist, um zum nächsten Textkörper zu gelangen. Das gilt es zu vermeiden.

Mit Weissraum an den richtigen Stellen hebt sich der Verfasser von E-Mails hingegen sofort angenehm von anderen E-Mails ab, die bereits optisch eine schlechtere Struktur aufweisen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch, dass Spam-Emails häufig eine sehr schlechte Struktur besitzen und Weissraum gar nicht oder in übertriebenem Masse nutzen. Natürlich möchte sich ein Verfasser mit seiner E-Mail so weit wie möglich von Spam abgrenzen. Mit der richtigen Nutzung von Weissraum ist das leicht möglich.

7. Optimierung für Mobilgeräte ist heute unverzichtbar

Die meisten E-Mails lesen wir heute auf Mobilgeräten. Dazu gehören das Smartphone oder das Tablet. Nutzer von Mobilgeräten stellen jedoch ganz andere Anforderungen an die Lesbarkeit als zum Beispiel Nutzer von Desktop-Geräten. Es ist also wichtig, dass sich der Verfasser einer E-Mail darüber Gedanken macht, auf welchem Gerät der Adressat die E-Mail vermutlich lesen möchte. Viele Smartphone-Nutzer löschen E-Mails sogar direkt, wenn eine Anzeige in ihrer E-Mail-App nicht möglich ist.

E-Mails lassen sich für Mobilgeräte auf vielfältige Weise optimieren. Wer eine E-Mail für Mobilgeräte verfasst, sollte sich klarmachen, dass die Anzeigeprogramme Absender und Betreff häufig stark kürzen. Es ist also wichtig, sich gerade in Hinblick auf den Betreff kurz zu fassen und alle wichtigen Informationen möglichst weit nach vorne zu stellen. Gerade die ersten 20 Zeichen sind entscheidend. Zudem sollte der Text für die kleinen Smartphone-Bildschirme auf keinen Fall zu klein sein. Hier darf der Verfasser bei der Schriftgrösse gerne etwas übertreiben. Weiterhin stellt sich bei der Mobilnutzung immer die Frage nach der Datenübertragungsgeschwindigkeit und dem Datenvolumen. Nutzer von Mobilgeräten schätzen E-Mails mit geringer Grösse, die sich schnell laden lassen. Es ist daher wichtig, Bilder vor dem Verschicken nach Möglichkeit zu komprimieren oder gleich Bilder geringerer Grösse auszuwählen oder die Bildanhänge ganz wegzulassen.

Lesen Sie auch:  Instagram vs. Facebook: Was eignet sich besser für Ihr Unternehmen?

8. Sich kurzhalten

Den einen fällt es leichter, andere tun sich schwer damit: sich kurzhalten in E-Mails. Einer der wichtigsten Beiträge zur Lesbarkeit einer E-Mail besteht schlicht darin, nur die notwendigen Informationen unterzubringen und die E-Mail nicht ausufern zu lassen. Gerade Nutzer von Mobilgeräten wissen kürzere E-Mails zu schätzen. Immer mehr Menschen lesen ihre Mails auch auf Smartwatches oder dem Fitness-Tracker mit einer entsprechenden Anzeigefunktion. Hier sind reine Text-Emails mit kurzer Länge Trumpf. Wer mit seinen E-Mails Kunden anspricht, muss häufig mit E-Mails anderer Unternehmen konkurrieren, die ebenfalls ihre Adressaten finden wollen. Hier ist es vorteilhaft, sich durch kurze und prägnante E-Mails von der Masse abzusetzen. Und auch wer geschäftlich jeden Tag dutzende E-Mails lesen muss, möchte nicht jedes Mal einen Roman durcharbeiten. Es lohnt sich also bei jeder E-Mail, noch einmal probezulesen und sich zu fragen, ob nicht einige Absätze entfallen können.

9. Wichtige Inhalte gehören an den Anfang

Was für den Betreff gilt, gilt auch für den Text insgesamt: Alle wichtigen Informationen sollten gleich am Anfang des Textes zu finden sein. Es besteht keine Garantie, dass der Empfänger die E-Mail durchliest. Den ersten Absatz scannt aber fast jeder und das sollte sich der Schreiber zunutze machen. Weniger wichtige Inhalte kommen also ans Ende des Textes. Auch hier gilt wieder, dass eine solche Optimierung der Lesbarkeit gerade für Mobilgeräte Sinn macht. Hier muss der Anwender nämlich scrollen, um den Rest des Textes überhaupt lesen zu können. Und das macht nicht jeder.

10. Eine Call-to-Action gehört in jede erfolgreiche E-Mail

Die Call-to-Action (CTA) ist eine Handlungsaufforderung, die sich vor allem am Ende einer E-Mail findet. Die Erfahrung zeigt, dass sich die Klickraten mit CTAs deutlich erhöhen lassen. Die CTA kann in Textform vorliegen und mit einem Link verbunden sein oder in Form eines Buttons auftreten. Dieser Button beherbergt wiederum einen Link zum gewünschten Angebot. Auch für die Gestaltung der Buttons existieren Empfehlungen. So sollte ein Button in einer E-Mail eine Größe von wenigstens 44 Pixeln aufweisen, um hervorzustechen. Buttons sind dabei für die Anzeige auf Mobilgeräten Textlinks vorzuziehen. Auf der Touchoberfläche lässt sich ein grafischer Button sehr viel leichter antippen als ein einfacher Link.